Pengawasan & Pengendalian Proyek

 Pertemuan Ke - 8

Menjelaskan Secara Rinci Tentang Quality Assurance (QA0 dan Quality Control  (QC)

 QUALITY ASSURANCE & QUALITY CONTROL

Jaminan Mutu (Quality Assurance) Pada umumnya semua proyek jalan telah melaksanakan Sistim jaminan mutu (Quality Assurance, QA) namun belum secara utuh. Salah satu bagian dari persyaratan dalam QA yang telah dilaksanakan adalah pengendalian mutu (Quality Control, QC).

Definisi tentang mutu, diantaranya adalah:

1.      ISO 8402 : mutu adalah karakteristik menyeluruh dari suatu barang atau jasa yang menunjukkan kemampuannya dalam memuaskan kebutuhan yang ditentukan atau tersirat.

2.      Deming : mutu tidak berarti segala sesuatu yang terbaik, tetapi pemberian kepada pelanggan tentang apa yang mereka inginkan dengan tingkat kesamaan yang dapat diprediksi serta ketergantungannya terhadap harga yang mereka bayar.

Berdasarkan definisi--definisi tersebut dapat dikatakan bahwa mutu sangat tergantung pada standar yang disyaratkan oleh pelanggan pelanggan dan mempunyai target memuaskan pelanggan (custumer satisfaction) (satisfaction).

Dalam pekerjaan jalan, „pelanggan‟ yang dimaksud adalah masyarakat pengguna jalan. Mutu yang diminta tentunya sesuai dengan kelas jalan, seperti jalan tol, jalan nasional, jalan kabupaten atau jalan desa

Mutu yang diinginkan dari masingyang masing--masing kelas jalan tersebut didifinisikan secara rinci dalam Dokumen KontrakDokumen Kontrak.

QC dan QA sering diartikan sebagai dua hal yang sama, padahal QC dan QA mempunyai perbedaan yang nyata. Standar ISO 8402ISO 8402, QA adalah seluruh , kegiatan yang sistematik dan terencana yang ditetapkan dalam sistem mutu dan didemonstrasikan jika diperlukan, untuk memberikan suatu keyakinan yang memadai bahwa suatu produk atau jasa akan memenuhi persyaratan mutu.

Sedangkan QC adalah teknik operasional yang digunakan untuk memenuhi persyaratan mutu. Dari kedua definisi tersebut jelas bahwa QCQCmerupakan bagian dari merupakan QAQA.

Penerapan QA akan berjalan efektif jika proyek memelihara sistem mutu yang sesuai jenis, ruang lingkup dan volume kegiatannya. Secara ilustratif QA (ISOilustratif ISO--9000) merupakan suatu standar yang berfungsi sebagai ganjal dari setiap proses perbaikan yang berkesinambungan.

Setiap proses perbaikan menghasilkan suatu prosedur baru yang merupakan revisi atau tambahan dari prosedur sebelumnya yang sudah ada dan digunakan sebagai acuan.

Perbaikan berkesinambungan dapat dilakukan dengan tahapan kegiatan, yaitu PDCA (Plan, Do, Checkand Action), yang dapat dirinci lagi menjadi 8 langkah, yaitu

(11). Penetapan kegiatan/masalah/tema,

(22). Mencari fakto penyebab,

(33). Penetapan urutan penyebab,

(44). Perumusan rencana,

(55). Pelaksanaan sesuai dengan rencana,

(66). Evaluasi hasil pelaksanaan,

(77). Standarisasi,

(88). Catat persoalan yang belum terpecahkan.

Dokumen mutu dibagi dalam beberapa level, level 1 berupa panduan mutu yang mengikat seluruh departemen atau unit dalam perusahaan, kemudian level 2 yang berisikan prosedur yang mengikat salah satu departemen atau unit dalam perusahaan, dan terakhir level 3 yang berisikan detil kerja secara rinci dan bersifat mengikat untuk unit kecil yang bersangkutan (lihat Gambar 22).

Secara umum definisi dari istilahSecara istilah--istilah tersebut di atas adalah sebgaia berikut :

1.      Kebijakan mutu : Keseluruhan maksud dan tujuan organisasi yang berkaitan dengan mutu, yang secara formal dinyatakan oleh pimpinan puncakdinyatakan puncak

2.      Sistem mutu : Merupakan struktur organisasi, tanggung jawab, prosedur, proses dan sumber daya untuk menerapkan manajemen mutu.

3.      Panduan Mutu : Dokumen yang menyatakan kebijakan mutu dan menguraikan sistem mutu suatu organisasi.

4.      ProsedurProsedur::Dokumen yang berisi penjelasan suatu rangkaian atau tahap kegiatan dalam suatu kegiatan tertentu yang bertujuan memberikan petunjuk pelaksanaan bagi personil yang terlibat dalam kegiatan tersebut.

5.      Instruksi kerja : Dokumen yang memberikan petunjuk pelaksanaan yang detail dan rinci

QAQA dilaboratorium pengujian dan laboratorium kalibrasi mengacu pada standar SNI 19-17025 2000: ‘Persyaratan umum kompetensi laboratorium pengujian dan laboratorium  kalibrasi’. Persyaratan yang dicantumkan pada umumnya masih mengacu pada ISO-9000, dan dipisahkan menjadi dua bagian.

·         Persyaratan Manajemen; meliputi persyaratan organisasi, system mutu, pengendalian dokumen, kaji ulang permintaan, tender dan kontrak, subkontrak pengujian dan kalibrasi, pembelian jasa dan perbekalan, pelayanan kepada pelanggan, pengaduan, tindakan perbaikan, tindakan pencegahan, pengendalian rekaman, auditinternal, dan kaji ulang manajemen.

·         Persyaratan steknis; meliputi persyaratan personil, kondisi akomodasi danlingkungan, metoda pengujian, metoda kalibrasi dan  validas imetoda, dan persyaratan peralatan.

GGrafik

1. 

    Organisasi

Struktur organisasi proyek yang berlaku sampai dengan saat ini adalah berbentuk segitiga yang terdiri dari Pemilik proyek, Konsultan Pengawas dan Kontraktor Pelaksana.

Dalam QA, organisasi, tugas dan wewenangnya harus dibuat tertulis dan dijabarkan secara rinci untuk setiap personil dan tidak bertentangan dengan peraturanyang berlaku.

2.      Sistem mutu

Sistem mutu yang harus disiapkan meliputi kebijakan dan tujuan sistem mutu (ditetapkan dalam Panduan Mutu), program, prosedur dan instruksi kerja untuk menjamin mutu hasil pekerjaan. Pada level proyek sistem mutu yang harus disiapkan adalah Rencana Mutu Proyek atau lebih dikenal dengan nama ““Project Quality Plan (PQP)”.

Sistem mutu yang disiapkan paling tidak mencantumkan hal seperti berikut ini:

·         Struktur organisasi, wewenang dan tanggung jawab

·         Formrisalahrapatrutin

·         Bagan alir tiap item pekerjaan inspeksi/pengawasan dan pengujian/testing

·         Daftar periksa tiap item pekerjaan inspeksi/pengawasan dan pengujian/testing; daftar periksa untuk teknisi dan inspector harus dipisahkan. Misalkan daftar periksa pengawasan pekerjaan campuran aspal panas untuk teknisi dan daftar periksa pengawasan campuran aspal panas untuk inspektor. Daftar periksa untuk pekerjaan pengujian/testing, misalnya daftar periksa pemeriksaan kesesuaian alat-alat pengujian Marshall dan daftar periksa pengawasan pengujian Marshall.

·         Bagan alir pemecahan masalah, formmonitoring permasalahan dan tindak lanjut

·         Pengendalian dokumen dan tata cara identifikasi dan penomoran

·         Form-form lainnya seperti; format absensi, form request, formmemo lapangan dll

·         Dokumen-dokumen pendukung lain, seperti: Spesifikasi, AASHTO, dll.

3.       Pengendalian dokumen

Pengendalian dokumen pada prinsipnya mengikuti pola yang telah ada. Tambahan lain yang diperlukan adalah pengecapan pada tiap salinan (copy) dokumen mutu

Pengendalian dokumen harus meliputi penomoran, pengarsipan, pengiriman dan penerimaan. Dokumen yang dimaksud adalah dokumen yang berkaitan dengan mutu, seperti dokumen kontrak, pengujian kualitas, standar atau metoda kerja dan lainnya yang terkait. Tata cara pengendalian dokumen harus ditetapkan dalam suatu prosedur.

4.      Pengendalian produk yang tidak sesuai, tindakan perbaikan dan pencegahan perbaikan pencegahan

Hasi pekerjaan yang tidakesuai denganspesifikasi harus diproses dengan   tingka t kegagalan yang terjadi. Bagan  alir  dari proses  perbaikan hasil pekerjaan yang tidak sesuai  harus dibuat dalam suatu  prosedur. Bagaimana tahapan—tahapannya   apakah harus dibongkar  atau tidak dan seterusnya, prosedur ini harus tidak bertentangan dengan dokumen mutu  lainnya dan peraturan yang berlaku.Tindakan pencegahan tersebut dibakukan dalam suatu prosedur.

5.      Pengendalian produk

Produk yang dimaksud disini adalah hasil pekerjaan Kontraktor dan Konsultan. Hasil pekerjaan tersebut harus dikendalikan dan dibuatkan prosedurnya berupa tata cara pemberian identifikasi, system pengarsipan, etoda penyimpanan, dan metoda pemeliharaan.

6.      Audit internal

Audit interna ldilakukan secara berkala paling tidak 6 bulan sekali untuk memastikan system mutu yang diterapkan Kontraktor dan Konsultan memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan. Tim yang mengaudit di tunjuk oleh Pimbagpro. Prosedur audit internal harus ditetapkan terlebih dahulu.

Audit yang dilakukan dapat dipisahkan menjadi dua bagian utama,yaitu; kelengkapan dokumen mutukelengkapan mutudan penerapan sistem mutupenerapan mutu.

a.      Kelengkapan dokumen mutu yang diperiksa paling sedikit meliputi :

·                     Struktur organisasi dan tanggung jawab tertulis dan jelas

·                     Risalah rapat (format risalah sesuai standar, penomoran, tanda tangan, daftar hadir)

·                     Prosedur-prosedur kerja

·                     Bagan alir dan daftar periksa

·                     Daftar-daftar arsip dan penomoran (pengendalian dokumen dan identifikasi)

b.      Penerapan sistem mutuPenerapan mutu meliputi :

·                     Penerapan prosedur yang telah dibuat secara benar dan konsisten

·                     Pelaksanaan rapat secara rutin dan berkelanjutan.

·                     Pengisian daftar periksa.

·                     Adanya hubungan antara isian daftar periksa yang “tidak’ dengan memo atau surat teguran dan risalah rapat (setiap permasalahan ada tindak lanjut dan tuntas).

·                     Tenaga lapangan selalu membawa daftar periksa dan memo.

·                     Penilaian kinerja proyek secara visual

7.      Rapat tinjauan mutu

Rapat—rapat  tinjauan mutu dilakukan  paling tidak 1 bulan  sekali sekali untuk  membahas   penerapan  system  mutu dan  jika   perlu  dilakukan  perubahan terhadap  sistemsis  umutu sebelumnya.  Rapat  tinjauan  mutu j juga dapat  dipakai  untuk  mendiskusikan  hasil   pekerjaan  dan  kesesuaiannya dengan   spesifikasi.

Bentuk risalah rapat paling tidak mengandung item-item sebagai berikut :

·         Permasalahan

·         Rencana Penanggulangan

·         Penanggung Jawab

·         Target waktu penyelesaian

·         Status (kolom ini diisi apakah permasalah tersebut sudah selesai atau belum, jika belum maka harus dibahas pada rapat berikutnya).

IMPLEMENTASI QUALITY ASSURANCE (QA) DAN QUALITY CONTROL (QC)

1.   QUALITY ASSURANCE

Pekerjaan pelaksanaan konstruksi dimulai dari pekerjaan tanah sampai pada konstruksi akan dikendalikan dengan memberikan pengawasan, arahan, bimbingan dan instruksi yang diperlukan kepada penyedia jasa konstruksi (kontraktor) guna menjamin bahwa semua pekerjaan dilaksanakan dengan baik, tepat kualitas. Aspek-aspek pengendalian mutu yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan konstruksi antara lain meliputi :

·        Peralatan yang digunakan

·        Cara pengangkutan material/campuran ke lokasi kerja.

·        Penyimpanan bahan/material

·        Pengujian material yang akan digunakan termasuk peralatan laboratorium.

·        Pengujian rutin laboratorium selama pelaksanaan

·        Test lapangan

·        Administrasi dan formulir-formulir.

2.   QUALITY CONTROL (QC)

Pengawasan kuantitas (QuantityControl), dilakukan dengan mengecek bahan-bahan/campuran yang ditempatkan atau yang dipindahkan oleh penyedia jasa konstruksi (kontraktor) atau yang terpasang. Konsultan akan memproses bahan-bahan/campuran berdasarkan atas :

·        Hasil pengukuran yang memenuhi batas toleransi pembayaran.

·        Metoda perhitungan

·        Lokasi kerja

·        Jenis pekerjaan

·        Tanggal diselesaikannya pekerjaan.

Setelah pekerjaan memenuhi persyaratan baik secara kualitas maupun persyaratan lainnya, maka pengukuran kuantitas dapat dilakukan agar volume pekerjaan dengan teliti/akurat yang disetujui oleh konsultan sehingga kuantitas dalam kontrak adalah benar diukur dan mendapat persetujuan dari konsultan.